投稿日2015年2月1日 情報開示の手段としてのファイリングシステム
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目的
- 文書私物化の排除、即時検索性の確保、他者検索性の確保が可能となる公文書管理システムとしてのファイリングシステムを自治体に導入し、住民からの情報公開請求に迅速に応える。
- 文書を効率的に管理し、職員の負担を減らす。
実施概要
- 「目指す文書を30秒以内で検索可能」を合言葉に、個別フォルダー（紙バサミ）で文書を収納、管理、保管するファイリングシステムを導入する。
- ファイリングシステムはシステム構築よりもその定着の方が重要である。そのため、部局横断的に構成された委員会によるチェックや外部委託による指導等を徹底する。
期待効果
実施内容とポイント
パーツ1ファイリングシステムの導入
| 実施内容 | ファイリングシステムを導入する。 |
|---|---|
| ポイント・考え方 | ファイリングシステムとは、徹底的に文書管理を行うことで、誰でもすぐに文書を探すことのできるシステムである。詳しくは、廣田傳一郎著『Q&A 実践 新公文書管理 AKFの理論と実践』（ぎょうせい）を参照されたい。 |
パーツ2ファイリングシステムの定着
パーツ2-1 外部指導によるシステムの定着
| 実施内容 | 外部指導の委託ファイリングシステム定着には職員の意識改革と知識、技術が必要不可欠である。そのため、5〜15年は外部指導委託をし、システムを確実に定着させる。外部指導はシステム構築時と年に1回のシステム維持管理点検時に受ける。 |
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パーツ2-2 部局横断的な委員会、責任者の設置
| 実施内容 |
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パーツ2-3 セミナー受講による職員の専門性養成
| 実施内容 | 専門職員の育成「行政文書管理アカデミー」に1年間職員を派遣し、文書管理の専門職員を養成する方法もある。 |
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実施主体・協働・推奨される自治体
実施主体
住民・行政参加度
マンパワー |
資金 |
総合 |
参考事例
| 自治体名 | ニセコ町など様々な自治体 |
|---|---|
| 事例名 | ファイリングシステム |
| 参考URL | http://www.town.niseko.lg.jp/machitsukuri/jyourei/jyohokokai.html |
| キャッチフレーズ | 誰でもすぐに探せる文章管理 |
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